12月が近づいてくると、忘年会のシーズンになりますね。身内内での和気あいあいとした忘年会もあれば、会社でのちょっと緊張する忘年会もあります。
忘年会で大変なのは、なんといっても幹事さん。特に、新人に幹事を任せる会社も多く、新人の立場からすると「え、何すればいいの！？」となってしまいますよね。
そこで今回は会社の忘年会をする時の【準備編】としていつから準備していけばいいか、お店選びのポイントはどこか、などを中心にお伝えしていきます！
忘年会 新人だけど幹事になってしまった！
忘年会の幹事に選ばれてしまった！となった時、右も左もわからないかと思いますが、幹事さんがやることの大体の流れはこんな感じです。
- 出席者調整
- 日付調整
- お店選び（2次会含む）
- 会費を集める
- 出し物準備（挨拶調整）
- 忘年会当日（会の運営・進行）
- 2次会
結構面倒ですね。だけど、一つずつやり方を押さえていけば、意外とすんなりいきます。この【準備編】では、1～4をお伝えしていきますね。
4以降の当日の準備は忘年会 新人だけど司会！出し物も挨拶もするの！？をご覧ください。
忘年会の準備はいつから始めればいいの？
まず出席者の調整です。ここから忘年会の準備が始まります。この出席者調整と日付調整は遅くとも1カ月以上前には終えておきたいですね。2カ月前でも3か月前でもいいです。
なぜなら、この時期はどこも忘年会をやるため、お店の予約がすぐ埋まるからです。お店選びの時に、せっかくいいお店を見つけて日程もばっちりあっていたとしても、既に他の人に取られていた…なんてこともあるので、早めに調整しましょうね。（特に金曜日はすぐに埋まります）
もし去年も同じように忘年会をやっているのであれば、先輩に誰を呼べばいいか聞きましょう。いない場合は、直属の上司でもいいです。本来は部長より上の役職まで呼ぶべきなのに、考慮していなかった…。あるいは、呼ばなくていいところまで声をかけてしまって、余計な調整をしなければいけなくなった…。そんなことがないように、まず「誰を」呼ぶべきなのかははっきりさせておきましょう。
次に日付調整です。人数が10人程度の場合は、全員出席できる日を調整するべきですし、40人くらいの場合は正直全員出席させることは難しいので、呼ぶ人の優先順位をつけて、調整することになります。
日付調整で外してはいけないポイントは、役職が高い人の日程を最優先に決めて、かつ、候補を2つか3つは出すことです。例えば、
このような空き状況であれば、候補は16日か17日にしておき、あとは出席者が多い方にして日程を確定させます。
どこまでの役職の人を絶対呼ぶべきかというのは、先輩や直属の上司に聞いた方がいいでしょう。また、候補日は調整しやすいように、2週間くらいの間で候補日を出してもらうようにしましょう。
忘年会の店選びのポイントを伝授！
候補日が決まったらお店選びです。行きつけのお店が決まっているのであれば悩む必要はないのですが、自分で選ばなければいけない時は、色々気を付けなければいけないポイントがあります。1つずつ見ていこうと思います。
- 参加者（特に役職がある人）の嫌いなものは避ける！
- 予算を考える。
- 貸し切りにするか、個室タイプを選ぼう
- 移動時間は「10分」が限界か
- 絶対に下見に行くべき！
忘年会に呼ぶときに、役職の人が嫌いな食べ物や食べられない食べ物を出すお店をチョイスするのは絶対NGです。先輩や信頼できる上司に聞いて、偉い人たちに苦手なものがないかリサーチしておきましょう。中には、コース料理のメニューを変更できるものもありますので、よさそうなお店だけど嫌いなものがあるという場合でも相談してみてください。
例年どれくらいの予算で忘年会を開いているか、確認しておきましょう。また、会社（部署）からお金が出るのかも確認しておいた方がいいでしょう。お店だけの予算だけでなく、お金がかかる出し物や景品の時は、そこまで含めて考慮したいですね。
忘年会シーズンはどのお店も忘年会をやっていますので、予約が大変です。ただ、個室や貸し切りでないと、他の騒いでいるお客さんの声が聞こえてしまい、微妙な空気になったり、忘年会の会話もなんとなくしづらくなります。人数が多い場合は貸し切りにするか、しっかり仕切りのある個室を選びたいです。
ちなみに実際にお店に行けば分かりますが、「半個室」などはカーテンなどで仕切られているだけなので、忘年会には適しません。「完全個室」を選びましょう。
大体の場合は会社からお店まで移動することになると思います。若い人はいいんですが、やはり役職がある人は、あまり移動時間が長いとそれだけで不満に思う人もいます。徒歩で移動するにしても、車で移動するにしても大体10分圏内にあるお店をチョイスするのがベターかなと思います。（電車ですぐ移動出来たり、タクシーを使う場合はあんまり関係ないですが）
最近はお店の口コミサイトを見ても写真が豊富にあるので、電話で予約を済ませる人もいます。
しかし、絶対に下見に行ってください！下見に行く時は会社から出かけて、お店への行きやすさも含めて、下見をしてください。わざわざお客さんとしていかなくても、「忘年会をしたいと考えているので、下見をさせてください」といえば、お客さんがあまり来ない時間帯に下見させてくれるところがほとんどです。
写真で見るよりも、思ったより狭かったり、天井が低くて閉塞感があったり、店員さんがチャラチャラしてて会社の雰囲気に合わなかったり・・・と、下見に行くことでお店選びの失敗は格段に減らせます。また、下見に行ったときは店員さんにお願いして、いくつか写真を撮っておくと、後で先輩や上司に相談しやすいです。
また、下見に行く時は出来れば自分以外に誰かと一緒に2人で行くと、自分では気づかないポイントも気付けます。
以上がお店選びの時に気を付けておきたいポイントです。あとは、お店の雰囲気やメニューの豊富さなどを見ながら、先輩や直属の上司と相談のうえ、確定させればいいと思います。
結構意識しなければいけないポイントが多く大変だと思います。また、忘年会の時は特に金曜日の予約争奪戦は激しいので、せっかくいいお店を見つけても、取れないということもあります。
ただ、お店選びをしっかりしておくと当日気苦労がなくなるので、しっかり選んでおきましょうね。
お店が決まったら会費を集めよう
お店と参加者が決まったら、会費を集める準備をしましょう。あまりにも大人数である場合は当日集めてもいいのですが、基本的には事前に会費を集めてしまった方が当日バタバタしなくて済みます。
忘年会は、参加者の事前キャンセルや当日欠席はつきものです。お店の方に人数変更はいつまで大丈夫か確認しておきましょう。当日欠席の場合は、キャンセル料が丸々発生してしまうこともあるので、そうなった場合は参加しなくても会費はそのまま返すことが出来ないことも参加メンバーにはしっかり伝えるようにしましょう。
【まとめ】周りと相談しつつ、忘年会の幹事をしよう！
ここまで会社の忘年会で幹事に選ばれた時に、どのように進めていけばいいか【準備編】をお伝えしてきました。思ったより気を付けなければいけないポイントが多くあって、大変だと感じると思います。
飲み会とはいえ、結構大きなイベントになるので、先輩や上司にたくさん相談してみたり、先輩に相談しにくい場合は同期の人に相談してみてもいいと思います。また、お店の人に「ここって毎年どんな感じで忘年会やりますか？」って直接聞いちゃうのもいいです。
初めてのことで大変と感じることも多いですが、忘年会の幹事が大変なのは、みんなわかっていることなので、ビシッと決めると、とても格好いいですよ！是非この記事も参考に準備を進めていってくださいね。
