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新人で差をつける電話対応新入社員として入る会社はワクワクする気持ちもあれば、上手くやっていけるか不安な気持ちも大きいでしょう。

私の職場にも毎年新入社員の人たちが入ってきます。
仕事の物覚えが早い人もいれば、仕事に対応するのに苦労する人もいますが、どんな新入社員も大体苦戦するのが「電話」です。
社内同士の電話もあれば、社外からかかってくる電話もありますが、「失敗したら会社に迷惑をかける!」と思い込んでしまうと、電話をとるのもしり込みしちゃいますね。

そこで今回は、新入社員として「お、こいつすごいな!」と思わせられるちょっと差がつくスマートな電話対応のコツをお伝えします。

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新入社員はほんのちょっとしたことで差をつけることができる!

新入社員の時は毎日が新しいことの連続でてんぱってしまう日々が続きます。
私の会社でも毎年顔がこわばった新入社員を見るたびに、「早くなじんでくれるといいなあ」と思いながら新入社員の人と接しています。大体一年たつと生意気な感じになってきますが(笑)

新入社員で入ってくる子は私達からは口には出しませんが、「出来なくて当たり前」と思っています。
「出来なくてもいいよ」と口には出さなくても、心では思っているので、大いに失敗してくれて構わないのですが、新入社員側からすれば「会社に迷惑をかけられない!使えないやつと思われたくない!」というマジメに考えてくれる子も多くて、「偉いな~」と感じています。

会社に入ったばかりのころはとてつもなく重要な仕事を任せるわけではないので、ちょっとしたことが出来るだけで注目されやすくなります。
特に新人にとりあえず任される仕事の中でも「電話対応」はスマートに受け答えが出来ていれば、かなり周囲の受けもいいでしょう。

私がこれまで新入社員の人と接してきた中で、思わず笑ってしまった言葉遣いや、新人のうちにこうした言葉を使えれば一気に電話対応がうまくできるという言葉をいくつか紹介しますので、是非参考にしてみてください。

電話対応のこれだけは押さえておきたい言葉遣い5選

電話対応の基本的な流れは、
自分「はい、○○会社です。」
相手「△△会社の××です。」
自分「××様、いつもお世話になっております。」
という会話からスタートします。

丁寧な会社であれば、電話の応答の時点で「お電話ありがとうございます。○○会社、□□でございます。」というように派生していきますが、この辺りは周囲の先輩方の応対を聞いて合わせていきます。

このあと、「部長の方はいますか?」とか「あの件について聞きたいんだけど」というような会話に発展していくわけですね。

さて、それではこうした会話の中で使ってみてほしい言葉を紹介します。

使ってほしいキーワードその1:恐れ入ります

「すいません」って思わず会話の中で使っちゃいますよね。
「すいません、ちょっと○○は席を外してまして・・・」なんてよく聞く言葉です。

電話対応をされている先輩方も「すいません」を使いまくっていますが、ここで「恐れ入ります」という言葉に置き換えられると、一気に丁寧な電話対応に近づきます。
「恐れ入ります、ただいま○○は席を外しております。」の方がスマートな言い方に聞こえますよね。

特に学生の時は恐れ入りますという言葉は使う機会がほとんどありません。サラッとこの言葉をつかえるとかっこいいですね。

使ってほしいキーワードその2:失礼いたしました。

新入社員の子たちが陥りやすい謝る言葉として使いがちなのが「すいません」「申し訳ございません」
特に「申し訳ございません」は電話対応で連発しまくっている人がいますが、どんだけ大失態をしたのかと心配になってしまいます(笑)

先ほどの「恐れ入ります」と同じように、使っておきたいのが「失礼いたしました」
例えば、鈴木部長を呼び出してほしいと相手が言ったのに、こちらが「佐藤ですね?」と確認し返して、相手が「いや鈴木さんです」といったら「失礼いたしました。鈴木ですね」と返します。ここで「申し訳ございません。鈴木ですね」と謝ると大げさすぎますし、相手としてもちょっとびっくりしてしまいます。

少し余談ですが、新入社員からもう少し時間がたつと自分宛てにかかってくる電話も取ることになるはずです。自分宛てにかかってくるときは良い内容の電話もあれば、クレームに近い内容の電話がかかってくるときもあるはず。
その時本当に謝らなければいけない時に「申し訳ございません。」という言葉を使います。なので、その時までとっときましょう(笑)

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使ってほしいキーワードその3:お電話が遠いようでございまして…

相手の電話口の声が聞こえないという時もよくあります。
以前新入社員の電話対応で思わず笑ってしまったのが、相手の電話の声が聞こえない時に大声で「もしもし!?もしもし!?」と聞き返していて、相手に事故でも起きたのかと思ってしまいました(笑)

こうした時は「もしもし」と聞き返すのでもなく、「声が小さいようでして」というのでもなく「お電話が遠い(お声が遠い)ようでございまして…」とお伝えするのが正解です。

これは先輩社員の方でも使えてない方も多くいますが、この一言を覚えておくだけで聞きなおしが出来ます。ぜひ頭に留めておいてほしいです。

使ってほしいキーワードその4:お伺いさせて・・・

何かを「聞きたい」時ありますよね。
相手の会社名、相手の名前、相手の用件などなど、こちらから確認したいことがある場面は必ず出てきます。

そんな時「聞いてもいいでしょうか?」だとあまりにもダイレクトすぎますね。「お名前聞いてもいいでしょうか?」なんてなんだか幼稚園や保育園みたいですね。そんな時は「恐れ入ります、お名前をお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか?」というように相手に聞きたいことを聞くようにします。

こうしたほんのちょっとした言い回しで迷うことがあるので、しっかり押さえておきたいですね。

使ってほしいキーワードその5:とんでもないことでございます(とんでもございません)

電話対応をしている中で、「ありがとう」感謝されることがあります。
そんなとき「いえ・・・」となんとなく語尾をごまかしながらうやむやに流すと何となくもったいない気がしますね。朗らかに「とんでもないことでございます」と答えられると、相手もこちらも気持ちよくやり取りができますね。

ちなみに、この「とんでもないことでございます」は「とんでもございません」とか「とんでもありません」とちょっと省略されて使われることも多いです。
「とんでもないことでございます」だとちょっと大げさすぎる気がしますよね。ただ、細かいことを言うと「とんでもございません」や「とんでもありません」という言葉は正しい言葉ではないようです。
とはいえ、実際の会話の流れの中では私も「とんでもございません」はよく使います。この辺の「正しくない言葉だけどニュアンスが伝わる言葉」は柔軟に使ってもいいんじゃないかと個人的には思ってます。

新入社員の一目置かれる電話対応のコツ

新入社員が電話対応で使ったら一目置かれる言葉を紹介しました。もう1つ電話対応で好感度が上がるコツを紹介します。

キーワードは「感情」です。電話対応は顔が見えないですが、それでも感情は言葉に乗っかります。

これは実際に電話をかけて、相手の応答を聞く側になると、より痛感するかもしれません。
例えば「お世話になっております」という言葉一つとっても、義務的に言ってる言い方と本当に相手にお世話になっていてありがとうという気持ちが伝わってくる言い方は全然違います。

逆に「申し訳ございません」や「恐れ入ります」を元気いっぱいに言われてもおいおいちょっと待ってくれよ、ってなりますよね。電話の前でも本当に申し訳なさそうに感情を込めると電話相手にも伝わります。

私は今でも「お世話になっております」という時は口角を上げたりしますし、「申し訳ございません」というときは眉をひそめて頭を下げます。
新人の時に叩き込まれたことが癖になっていて、ちょっと恥ずかしいところもありますが、電話先の相手にはちゃんと伝わっています。

クレーム系の電話をとった時も第一声の「お世話になっております」を元気に言ってそのあとの「申し訳ございません」を声を潜めて言うことでギャップが生まれて申し訳なさがより伝わるというちょっとずるい狙いもあります(笑)

特に新入社員の時は第一声の元気の良さは電話相手にも電話を聞いている周りの先輩や上司にも伝わります。電話をとる機会が出てきたらぜひやってみてほしいです。

まとめ

最初のうちに新人に任される仕事としてはなかなかレベルが高い電話対応という仕事。
苦手な人も多いですが、ちょっと言い回しをいくつか変えてみたり、覚えてみたりするだけで、気持ちよくさばけるようになります。

苦手だなあと思って電話を取らないと、電話が鳴るたびに「ビクッ!」となります。なかなかの試練ですが、無事乗り越えられると良いですね。

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